Dans le meilleur des cas, la plupart des entreprises ne sont pas très douées pour l'accueil des employés. Mais une bonne intégration est encore plus urgente si vous recrutez pour un poste à distance et que vous ne pouvez pas compter sur la culture du bureau pour animer le lieu de travail de vos nouvelles recrues. En tant qu'employeur, c'est à VOUS qu'il incombe de gérer activement l'expérience de la nouvelle recrue, afin qu'elle se sente accueillie et intégrée dès le premier jour.

Voici quatre choses essentielles que vous devez faire lorsque vous accueillez une nouvelle recrue à distance :

1. Commencez le processus d'intégration avant le premier jour de la nouvelle recrue.

C'est toujours un bon conseil, mais c'est doublement important lorsque vous ne pouvez pas compenser un premier jour chaotique par un déjeuner ou un happy hour accueillant en personne. Nous recommandons d'envoyer un e-mail de bienvenue présentant votre nouvelle recrue à l'entreprise dès qu'elle accepte une offre. Faites-les ajouter à toutes les réunions régulières auxquelles ils doivent assister. C'est également le bon moment pour leur envoyer des documents préliminaires sur les principales priorités de l'entreprise. Mais ne partagez que les choses qui sont amusantes et stimulantes - vous essayez de les enthousiasmer pour le travail, pas de leur donner des devoirs.

Environ une semaine avant leur premier jour officiel, prévoyez un appel ou une réunion Zoom pour passer en revue toutes les questions qu'ils se posent. Si vous le pouvez, occupez-vous de la paperasse et des détails administratifs avant leur date d'entrée en fonction, afin qu'ils puissent consacrer leur premier jour officiel à rencontrer leurs collègues et à s'orienter.

2. Assumer la responsabilité de leur installation WFH.

Ne faites pas d'hypothèses sur la capacité de votre nouvelle recrue à effectuer efficacement du travail à distance. Faites le point avec eux bien avant leur date de début et allouez-leur un budget raisonnable pour les aider à optimiser leur espace. Ont-ils des enfants qui font des études à distance, ou un partenaire ou des colocataires qui travaillent également à domicile ? Peut-être ont-ils besoin d'un casque anti-bruit pour les aider à se concentrer. Peut-être qu'un écran ou une chaise de bureau ergonomique ferait une énorme différence dans leur capacité à rester concentrés. Dans la mesure du possible, donnez à votre nouvelle recrue la flexibilité et l'autonomie nécessaires pour décider de ce qui serait le plus avantageux pour sa situation spécifique.

Votre nouvelle recrue - comme vos employés de longue date - voudra également savoir si et quand on attendra d'elle qu'elle passe du temps au bureau. De nombreuses entreprises sont plus ouvertes au travail à distance aujourd'hui qu'elles ne l'étaient à l'époque pré-COVID. Si votre politique de travail à distance est encore quelque chose d'expérimental, soyez franc à ce sujet. Faites-le en direct, pas par e-mail, pour qu'il y ait un dialogue. Soyez aussi transparent que possible sur le plan à long terme pour le travail à distance - partagez ce que les politiques de l'entreprise étaient avant la pandémie, et comment elles continuent à évoluer maintenant.

3. Faites-leur une visite virtuelle du bureau.

Si vous recrutiez pour un poste en personne, le premier jour de votre nouvelle recrue, vous lui feriez faire le tour du bureau, en lui montrant la cuisine et les autres équipements et en la présentant à tout le monde. Cela est évidemment difficile à reproduire pour une embauche à distance, mais vous pouvez et devez créer une "visite" virtuelle équivalente.

Le superviseur du nouvel employé doit lui présenter l'organigramme de l'entreprise lors d'un appel Zoom en direct. Si vous le pouvez, essayez d'inclure des portraits, afin que la nouvelle recrue puisse mettre des visages sur des noms et se faire une idée de qui fait quoi.

Assigner un mentor à chaque nouvelle recrue est une autre excellente façon d'orienter les gens. Idéalement, les mentors devraient être une personne autre que leur superviseur, mais adjacente à leur équipe. Vous voulez que la nouvelle recrue se sente à l'aise pour aborder des sujets sensibles sans se sentir jugée pour avoir posé la question. En fonction de la vitesse à laquelle vous recrutez, vous pouvez organiser un événement de cohorte pour les nouveaux employés afin qu'ils puissent échanger des informations utiles qu'ils ont récemment apprises.

4. Faites preuve de créativité pour les engager socialement.

L'engagement social devrait toujours être une priorité lors de l'accueil des employés. Mais c'est encore plus crucial lorsque vous ne pouvez pas rencontrer un nouvel embauché en face à face.

Faites du temps social une priorité pendant la première semaine de votre nouvelle recrue. Si vous le pouvez, prévoyez un déjeuner en personne. Si votre employé à distance habite trop loin pour participer à des réunions en personne, réfléchissez à des moyens créatifs de réunir différents groupes de personnes qu'il doit apprendre à connaître. Vous pourriez leur envoyer un sac de bon café et une tasse à l'effigie de l'entreprise et organiser une heure de café virtuelle. Vous pourriez faire livrer le déjeuner à leur domicile et demander à un petit groupe de les "sortir" pour un déjeuner virtuel.

Quelle que soit l'activité, gardez à l'esprit que votre équipe existante se connaît déjà tous, mais que la nouvelle recrue ne connaît personne. Une dynamique sociale gênante comme celle-là est encore plus gênante avec le Zoom. Préparez quelques questions brise-glace, comme : "Si vous pouviez aller n'importe où dans le monde en ce moment, où iriez-vous ?" Lors d'un récent offsite virtuel de Battery, nous avons joué au "bingo virtuel" - deviner qui avait cassé six iPhones l'année dernière, par exemple. J'adore les gifs de bienvenue personnalisés que l'équipe de Lever, une société de logiciels de recrutement, crée pour accueillir les nouveaux employés et les nouveaux clients.

Dans tout ce que vous faites, posez-vous deux questions : Comment pouvons-nous traverser l'écran et personnaliser les rencontres virtuelles ? Et comment pouvons-nous susciter un enthousiasme mutuel pour notre mission commune en tant qu'entreprise ?

L'onboarding est crucial pour la rétention des talents, et l'onboarding à distance est un véritable défi. Planifiez à l'avance pour concevoir un premier jour et une première semaine qui vont au-delà et montrent à votre nouvelle recrue combien vous êtes enthousiaste de l'avoir à bord, même si vous ne pouvez pas encore l'accueillir au bureau.