Un de mes collègues m'a dit un jour que le problème d'être dogmatique, c'est que, eh bien, votre identité se fixe rapidement sur cette idée. Alors, bien que j'essaie de ne pas être trop formel dans mon approche de beaucoup de choses dans les affaires (et dans les ventes/recettes en particulier), il y a quelques conseils de calendrier qui m'ont bien servi - y compris un conseil légèrement contradictoire sur les appels du vendredi Forecast.

A titre d'information : La plupart des chargés de clientèle effectuent quelques tâches répétitives chaque semaine :

• ils assistent à la réunion du personnel de leur patron
• ils organisent leur propre réunion du personnel
• ils font des 1:1 avec leurs rapports directs
• ...et ils organisent un appel de prévisions hebdomadaire

Les trois derniers de ces événements sont la propriété du CRO ; il y a généralement un ordre du jour, ou au moins un flux pour ces sessions. Il y a un temps de préparation à la fois pour le CRO et les participants, et beaucoup de problèmes sont résolus lors de ces réunions.

La question est la suivante : avez-vous optimisé quand ces événements devraient idéalement se produire ?

Le timing est souvent laissé en pilotage automatique. Peut-être avez-vous hérité de l'emploi du temps hebdomadaire de votre prédécesseur. Ou peut-être s'agit-il de l'horaire que vous avez apporté de votre dernière organisation. Nous savons que la plupart des réunions du personnel des PDG tombent le lundi matin, et que la plupart des entreprises choisissent par défaut le vendredi pour l'appel de prévisions.

Pourquoi le vendredi est le pire jour possible pour votre appel prévisionnel

Je vous encourage à penser à lorsque vous structurez vos réunions. Permettez-moi de partager mes apprentissages, en commençant par le plus important : l'appel prévisionnel.

Le vendredi est le pire jour de la semaine pour faire cet appel. J'ai travaillé pour six entreprises technologiques différentes et tous les appels de prévision avaient une saveur similaire : Nous rejoignons l'appel, parlons du quota, de la couverture du pipeline, des prévisions, de ce qu'il reste à conclure et des affaires qui comblent l'écart. Nous discutons des plans d'action, des prochaines étapes et de ce que nous allons faire, puis nous raccrochons. Et puis, malheureusement, tout le monde s'en va jusqu'au lundi.

C'est pourquoi le vendredi est le pire jour pour faire cela. Tout le monde est fatigué. Ils ont participé à toutes les réunions de la semaine, ont peut-être voyagé, et maintenant vous débarquez avec votre appel de prévisions hebdomadaire de 11 heures à 13 heures. Le temps que la conférence se termine et que les participants déjeunent, il est 14 heures le vendredi avant que les gens ne soient censés commencer à mettre en œuvre tous les points dont nous avons parlé pendant la conférence. Ce qui signifie que peu de choses sont réellement faites.

Pourquoi le jeudi est le meilleur jour pour organiser votre réunion de prévisions

La réunion de prévision doit être l'une des réunions les plus et les mieux préparées de la semaine pour tous les participants. Cela signifie que le lundi n'est pas un bon jour pour établir les prévisions. Tout d'abord, il est probable que la réunion hebdomadaire du personnel du PDG absorbe une grande partie de la journée. Ce qui signifie que votre temps de préparation pour un appel de prévision est limité. Que faire si vous ne connaissez pas un point de données sur une affaire ? Ou votre CRM n'a pas été mis à jour le vendredi ? Maintenant, vous êtes en train de courir après les représentants et les managers pour obtenir des mises à jour. Ou pire, vous faites cette préparation le dimanche, ce qui est également nul. N'hébergez pas vos prévisions le lundi.

Les mardis ne sont pas beaucoup mieux que les lundis. Il est préférable de repousser les prévisions à la fin de la semaine pour que les représentants puissent faire avancer leurs affaires et avoir des mises à jour significatives. Et comme les lundis, tout le travail que vous avez fait la semaine précédente a perdu son élan pendant le week-end, alors essayer de le reprendre et de préparer les détails pour un appel de prévision du mardi ne fonctionne pas très bien.

Le mercredi n'est pas génial non plus. Vous êtes à la moitié de la semaine... restez concentré sur la résolution de problèmes et la conclusion d'affaires, et non sur la rédaction de rapports.

Ce qui nous amène à jeudi. Le jeudi est le jour le plus important. Vous avez passé trois jours à travailler les affaires. Vous avez donné le temps à vos AE d'avoir des entretiens individuels avec leurs managers. Ils ont construit des jeux, ont des actions à entreprendre et les mettent en œuvre. Le flux d'informations est frais, et si vous avez une cadence de prévision - par exemple, les AE doivent mettre à jour leurs données avant le mercredi midi, les managers le mercredi à 15 heures, etc. Et votre équipe a encore de l'énergie pour le dernier kilomètre.

Quel est ce dernier kilomètre, demandez-vous ? Lorsque vous raccrochez l'appel des prévisions du jeudi, vous ne glissez pas immédiatement dans le week-end. Il vous reste une partie du jeudi et toute la journée du vendredi pour agir sur les prochaines étapes de vos transactions. Vous voulez rédiger une note pour votre PDG à envoyer à votre prospect ? Le jeudi, vous avez encore le temps de le faire et de l'envoyer. Vous voulez confirmer certains critères de transaction ? Votre acheteur décrochera probablement encore le téléphone le jeudi à 16 heures, ou plus probablement le vendredi matin. Vous avez besoin de programmer une autre démo ? Vous avez le temps.

Le temps est le tueur d'affaires. Le jeudi est donc le meilleur jour pour lancer votre appel de prévisions. Vous avez de l'énergie, vous avez des données fraîches et de qualité, et vous avez la piste pour exécuter tous les éléments d'action.

Crédit supplémentaire : Quand devrait tomber votre réunion hebdomadaire du personnel/de l'équipe ? 

Celle-ci est facile, car il n'y a pas de jour spécifique mais plutôt une heure spécifique qui est optimale.

Le meilleur moment pour votre réunion du personnel de est juste après la réunion du personnel de votre PDG. Ou peut-être 30 à 60 minutes après, afin que vous puissiez rassembler vos pensées et préparer votre agenda.

Réfléchissez à la raison. La session du PDG est l'occasion pour les hauts dirigeants de discuter de nombreux points clés. Organiser votre réunion d'équipe juste après vous permet de partager ce qui est d'actualité. Vous êtes gavé de données et de nouvelles. Vous venez de sortir de la réunion de votre patron et vous voulez partager le scoop pertinent avec votre équipe. L'avantage est qu'il n'y a pas de décalage temporel ni de perte de qualité du message lui-même, et votre équipe apprécie d'être à l'écoute des mises à jour en quasi temps réel.

Votre temps est précieux. L'optimisation de votre emploi du temps vous permet d'avoir un plus grand impact. Modifier le moment de votre appel de prévisions est peut-être le moyen le plus efficace de tirer plus de valeur de cette réunion hebdomadaire cruciale.