Les responsables des ventes suivent des dizaines d'éléments lors des appels de prévision, qui sont essentiels pour rester au fait des tendances des ventes et faire progresser l'entreprise. Pour ma part, j'ai besoin de connaître cinq paramètres pour chaque session. Ce sont les éléments fondamentaux qui indiquent la santé de mon entreprise.

Lors de chaque appel de prévision, les cinq premiers éléments que je demande à mes équipes de présenter sont les suivants, dans cet ordre :

1. Quota

Cela peut sembler redondant, car le quota est fixé à l'avance et ne change pas. Mais j'ai assisté à beaucoup trop de réunions sur les prévisions au cours desquelles un représentant ou un directeur des ventes commençait par dire "mes prévisions sont...". " Faux. Le directeur pourrait prévoir 50 % de son quota. Et si elle ne commence pas par là, le public n'a aucune idée de ce à quoi il peut se comparer.

Commencer par "mon quota est de . . . "est la bonne approche. Les budgets et les plans sont construits sur la base de quotas et non de prévisions. Il est donc essentiel de commencer par les quotas pour renforcer l'objectif que nous sommes censés atteindre.

Le fait que je me concentre sur une distinction aussi minime a certainement rendu certaines de mes équipes folles. Mais si vous souhaitez gérer une organisation rigoureuse et créer un environnement de responsabilité, c'est le bon point de départ.

2. Prévision

Après avoir abordé la question des quotas, le moment est venu de discuter des prévisions. En tant que dirigeant, je connais maintenant le delta entre mon plan et l'objectif que nous nous sommes fixé. Si je gère plusieurs équipes, je peux évaluer si une équipe qui est trop performante compensera le déficit d'une autre équipe qui ne l'est pas assez.

3. Fermé Gagné

C'est à partir de cette mesure que l'appel à prévisions prend réellement forme. Lorsque la présentatrice communique son chiffre "clôturé à ce jour", je dispose à présent de nombreuses données. Votre quota est de 200 000 dollars, vos prévisions sont de 150 000 dollars et vous avez 50 000 dollars de contrats conclus. Je sais que vous prévoyez d'atteindre 75 % de votre quota et qu'il vous reste 100 000 dollars pour réaliser cette prévision (et 150 000 dollars pour atteindre votre quota).

Le timing est un autre élément que je surveille de près dans le cadre de cette mesure. S'il s'agit d'une prévision pour la quatrième semaine d'un trimestre donné, je sais qu'il est tout à fait possible de combler l'écart de 100 000 dollars par rapport à la prévision et que l'écart de 150 000 dollars par rapport au quota est en vue. Mais si nous en sommes à la onzième semaine du trimestre, je me ronge les ongles.

Quoi qu'il en soit, la mesure des gains réalisés m'aide à comprendre mes lacunes, ce qui me prépare aux éléments n° 4 et n° 5.

4. Total des pipelines

Le prochain point que je souhaite aborder est l'univers total des offres disponibles pour cette période. Dans l'exemple ci-dessus, si nous avons un quota de 200 000 $, une prévision de 150 000 $ et une conclusion de 50 000 $, et que votre pipeline total est de 400 000 $, alors je me sens bien. Vous savez que vous devez conclure 100 000 dollars pour atteindre les prévisions et 150 000 dollars pour atteindre le quota. Et avec 400 000 dollars dans le pipeline, nous avons quatre fois le montant prévu et presque trois fois le montant nécessaire pour atteindre le quota.

Le pipeline total comporte également un élément temporel. Si vous en êtes à la quatrième semaine du trimestre, il est encore temps de convertir ce pipeline en affaires conclues. Si vous êtes à la semaine 11, le temps s'écoule rapidement !

5. Pipeline engagé

Voici la véritable histoire de la cassette ! Le fait de connaître le total des pipelines me donne une option, mais le fait de connaître les pipelines engagés me donne de la confiance (ou un manque de confiance). Dans notre exemple ci-dessus, le quota est de 200 000 dollars, les prévisions de 150 000 dollars, les contrats conclus de 50 000 dollars, soit un pipeline total de 400 000 dollars. Le chiffre du pipeline engagé me donne une vision plus précise de la probabilité d'atteindre les prévisions (et les quotas).

Si la valeur totale de la filière est de 400 000 dollars et que la valeur de la filière engagée est de 0 $ - euh oh. Ce n'est pas très agréable. Cela signifie que vous devez convertir le pipeline à la hausse et le pipeline dans le meilleur des cas, ce qui est généralement difficile à faire. Mais si vous venez me dire qu'il y a 400 000 dollars de pipeline et que 75 000 dollars sont engagés, je suis maintenant raisonnablement sûr que vous atteindrez 125 000 dollars de vos prévisions avant que nous ayons besoin de redescendre dans le statut du pipeline pour fermer des pipelines de moindre qualité. Je sais également que vous avez besoin de 25 000 dollars provenant de ce tuyau de moindre qualité pour atteindre les prévisions, et c'est là que je commence à inspecter vos catégories de tuyaux de moindre qualité pour voir si nous pouvons combler l'écart afin d'atteindre le quota.

En tant que responsable des recettes, je considère ces cinq indicateurs au niveau de chaque représentant, de chaque gestionnaire et de chaque vice-président afin de comprendre notre situation actuelle et nos risques. Ces cinq indicateurs m'aident à prévoir l'état final et à établir des priorités quant à la manière dont nous passons notre temps.