Alors que la crise du coronavirus se poursuit, mes premières pensées vont à ceux qui sont en première ligne pour combattre cette urgence sanitaire : Les médecins et les infirmières, évidemment, mais aussi des personnes comme les livreurs de nourriture et les commis d'épicerie. Ces Américains continuent de se montrer et de faire leur travail pour que notre société puisse fonctionner (à peine !) alors que nous nous efforçons tous d'"aplanir la courbe" et de traverser cette période difficile.

En tant qu'investisseur en capital-risque, je suis l'un des plus chanceux - je peux travailler à la maison en ce moment. Comme la plupart de mes collègues de travail. Et à moins que vous n'ayez vécu sous une roche ces dernières semaines, vous savez que la plupart des personnes travaillant à domicile ont décidé de faire la plupart des réunions par vidéoconférence, plutôt qu'en personne. Zoom est probablement la plateforme de vidéo-réunion la plus connue, mais d'autres services comme Blue Jeans*, Google Hangouts, RingCentral et Skype sont également utilisés.

J'ai récemment parlé à Tim Campos, l'ancien DSI de Facebook qui est maintenant le PDG de Woven*, une entreprise de mon Portefeuille qui fabrique des technologies de productivité et de calcul en ligne. Parce que Woven gère actuellement plus de 100 millions d'événements, Tim et son équipe ont des idées intéressantes et de première ligne sur la façon dont la vidéoconférence est utilisée aujourd'hui - mais aussi sur certaines des lacunes de la technologie, et sur la façon dont elle devra évoluer pour répondre à nos besoins dans un monde post-COVID-19.

Tout d'abord, les données de Woven montrent que l'utilisation de la vidéoconférence était en nette augmentation avant . Nous avons tous été récemment contraints de travailler à domicile. Le pourcentage d'événements sur la plateforme Woven pour lesquels les participants ont utilisé la vidéoconférence a doublé entre 2017 et 2019.

Graphique gracieusement offert par Woven

Il est également intéressant de constater que sur les plus de 100 millions d'événements saisis dans les calendriers en ligne avec Woven, la plateforme Zoom était la plus dominante pour la vidéo. Depuis le 13 mars, la croissance des réunions Zoom a augmenté de plus de 123 % par rapport à l'utilisation de Zoom au cours des 56 semaines précédentes. La deuxième plateforme de vidéoconférence la plus populaire a vu son utilisation augmenter de 43 % seulement.

Les données de Woven contenaient d'autres informations intéressantes. La durée de réunion la plus courante sur la plate-forme était d'une heure ; 42% des réunions ont duré aussi longtemps. Mais selon Tim, l'un des moyens les plus efficaces pour que les gens soient plus productifs est d'être plus judicieux dans la façon dont ils répartissent leur temps, en particulier dans les réunions. Des réunions plus courtes, de 15 minutes, ont été utilisées moins de six pour cent du temps sur la plate-forme, a-t-il noté. Mais elles peuvent être un moyen rapide et efficace de mener à bien quelques points clés de l'agenda, puis de libérer du temps pour d'autres tâches.

Certaines personnes programment également des réunions très longtemps à l'avance : Selon l'analyse de Woven, les utilisateurs ont programmé leurs réunions en moyenne 12,39 jours à l'avance. Le nombre médian de jours, cependant, était de quatre.

Enfin, les données et non montrent que différents types de travailleurs du savoir - par exemple, un PDG par rapport à un chef de produit - utilisent principalement une plateforme de vidéoconférence spécifique. Mais Tim note que certains types de réunions peuvent être plus difficiles pour les non-initiés. C'est l'une des raisons pour lesquelles Zoom se porte si bien dans l'environnement actuel. Comme la plupart des gens ont déjà eu au moins une expérience Zoom, il leur est facile d'utiliser la plateforme à l'avenir. Il n'est pas nécessaire de télécharger, d'installer des plug-ins ou de procéder à des configurations complexes.

Les points sensibles de la vidéoconférence

Mais malgré l'essor récent de l'utilisation de toutes sortes de plateformes de vidéoconférence, la technologie est loin d'être parfaite. Tim m'a parlé de trois points de douleur spécifiques qu'il pense que les fournisseurs devront résoudre pour que la vidéoconférence continue de prospérer.

Mise en place d'événements. Bien que des technologies comme Zoom soient beaucoup plus faciles à utiliser que par le passé, elles peuvent être maladroites, notamment lorsqu'il s'agit de s'intégrer aux calendriers en ligne. L'ajout des détails d'un événement aux invitations du calendrier n'est pas toujours sans faille. De nos jours, les gens reçoivent également des invitations à des réunions à partir de sources multiples, allant de l'e-mail à Slack en passant par d'autres plateformes. Il y a également le problème du chevauchement des réunions qui se produit lorsque le même identifiant de réunion (de nombreux employés ont le leur) est utilisé pour plusieurs événements. Idéalement, vous devriez avoir des identifiants de réunion distincts pour chaque vidéoconférence à laquelle vous participez ; vous devriez également utiliser des mots de passe pour les réunions où vous prévoyez de discuter d'informations confidentielles. Les événements vidéo récurrents et les changements de calendrier peuvent exacerber ces problèmes.

Coordonner son temps avec celui des autres. La coordination des réunions entre personnes occupées est déjà difficile. Mais de nos jours, avec des personnes réparties sur plusieurs lieux de résidence et qui doivent faire face à des choses comme l'enseignement à domicile ou la garde de jeunes enfants à la maison pendant la journée de travail, les défis de la coordination des horaires sont devenus encore plus complexes à travers les fuseaux horaires et les horaires individuels. Nous pensons que les individus et les équipes commenceront à chercher de nouvelles façons de coordonner leur temps entre eux (par ex. certains dirigeants ont commencé à programmer des "heures de connexion" en ligne où les gens peuvent simplement se retrouver pour parler et socialiser). Ces nouveaux types d'événements bénéficieront de nouveaux outils pour les faciliter.

S'assurer que les réunions virtuelles sont efficaces. Les interactions des personnes se déplaçant de plus en plus vers des environnements en ligne, il est de plus en plus important qu'elles se concentrent sur la productivité. Cela signifie qu'il faut penser à des choses comme commencer et arrêter les réunions et les événements à temps, tenir à jour les ordres du jour et les actions de suivi, et disposer de moyens faciles pour partager les prochaines étapes avec les autres. Même les personnes qui disposent d'un assistant de direction constatent qu'elles peuvent facilement être débordées dans notre monde actuel de vidéo/travail à domicile, car les stratégies traditionnelles de bureau pour traiter ces questions ne fonctionnent pas souvent à l'heure actuelle : Vous ne verrez pas votre prochaine réunion à l'extérieur de votre bureau pendant que vous terminez la précédente, par exemple.

De nombreuses personnes peuvent également commencer à souffrir d'une lassitude générale à l'égard de la vidéoconférence lorsqu'elles entament leur troisième ou quatrième semaine de travail à domicile. Tout le monde ne dispose pas d'une configuration multi-moniteur à domicile optimisée sur le plan ergonomique, comme c'est le cas au bureau. Le fait de prévoir davantage de courtes pauses entre les réunions est également utile.

Pour ma part, j'ai vraiment hâte de retourner à mon bureau physique lorsque l'ordre d'"abri sur place" émis par l'État sera levé et que mon entreprise décidera que nous pouvons y retourner en toute sécurité. Mais je pense que la vidéoconférence est désormais si répandue, par défaut, que davantage de réunions se feront par vidéo à l'avenir. J'ai hâte de voir la technologie évoluer et s'améliorer, et de voir des entreprises comme Woven travailler avec des sociétés de vidéoconférence pour améliorer et renforcer les services.

Cet article a été initialement publié sur Forbes.