Comment retourner au bureau de la manière la plus sûre possible ? Devons-nous vraiment retourner au bureau ? Comment trouver un équilibre entre les besoins et les attitudes variables des employés sur cette question et les préoccupations cruciales en matière de sécurité ?

Ce sont les questions que tout le monde se pose en ce moment. Je participe à plusieurs appels par semaine avec des responsables des ressources humaines, des équipes juridiques et des équipes de direction pour essayer de démêler toutes les questions complexes en jeu. Il y a eu beaucoup de gros titres sur de grandes entreprises annonçant que le travail à distance est désormais permanent- mais de nombreuses entreprises sont encore en train de réfléchir à la place du travail à domicile dans leurs plans futurs, et elles s'attendent à ce que de nombreux employés reviennent dans un bureau physique.

Si vous êtes encore en train d'élaborer votre stratégie de réouverture de bureau, ne la finalisez pas avant d'avoir abordé ces trois points :

1. Vous devez sonder les employés en détail pour comprendre leurs différents besoins et inquiétudes - et le faire plus d'une fois. 

Ces politiques doivent être co-créées ou elles ne voleront pas. Culture Amp propose des enquêtes gratuites personnalisables que de nombreuses entreprises technologiques utilisent pour évaluer les besoins et le sentiment des employés. Ne vous contentez pas de poser la grande question - êtes-vous prêt à retourner au bureau - mais vraiment entrer dans les détails. Voici quelques idées :

• Demandez aux employés s'ils sont à l'aise pour se déplacer en utilisant les transports publics.
• Découvrez quels employés ont des problèmes de garde d'enfants, et quels sont ces problèmes.
• Quels types d'hygiène de bureau permettraient aux gens de se sentir à l'aise ?
• Que penseraient les gens de partager un espace de bureau avec quelqu'un qui ne porte pas de masque ou qui a fait un récent voyage d'affaires.
• Dans quelle mesure les employés sont-ils ouverts aux semaines de travail échelonnées et à d'autres stratégies hybrides qui mélangent le WFH et le travail au bureau ?

Essayez de couvrir tous les tenants et aboutissants et reconnaissez que certains employés vous diront qu'ils aiment travailler à domicile et voudront que le WFH soit une option permanente.

Vous ne pouvez pas non plus supposer que si vous interrogez vos employés une fois en été, ils seront du même avis en automne. Nous savons tous que le nombre d'infections augmente dans certains endroits et qu'une résurgence du virus - accompagnée de nouvelles restrictions de politique publique - est possible partout. Faites des enquêtes régulières pour savoir comment les employés se sentent. Cherchez à surcommuniquer et à écouter activement. Les gens ont des craintes réelles et justifiées autour de ces questions - une communication régulière, claire et à double sens est essentielle.

2. Si vous embauchez toujours, vos nouvelles recrues auront des questions sur le retour au travail - et vous avez besoin de réponses. 

Les questions relatives au Covid et au retour au bureau sont tout aussi urgentes pour les nouveaux embauchés que pour les employés en place. En fait, votre plan de retour au travail peut faire ou défaire votre capacité à décrocher un excellent nouvel employé. Remind est une entreprise qui envoie aux candidats à l'emploi une liste de FAQ avant même qu'ils ne fixent leur premier entretien. C'est une excellente façon de devancer ces questions et de montrer que vous prenez au sérieux les besoins et les préoccupations des employés.

Sachez que la culture de votre entreprise sera différente à l'avenir, que vous passiez au travail à distance, que vous ouvriez le WFH comme une option permanente mais volontaire, ou que vous retourniez au bureau. Il est largement admis que le bureau classique de la startup n'est pas prêt de revenir. De nombreuses entreprises redessinent les plans d'étage pour encourager la distanciation sociale, en installant des barrières entre les bureaux, en limitant la capacité des salles de conférence et en supprimant les collations communes et même les bibelots personnels sur les bureaux. Salesforce procède à tous ces changements et plus encore, créant un livre de jeu de gestion de pandémie que l'entreprise entend améliorer, comme tout problème d'ingénierie logicielle. Qu'il s'agisse de nouveaux employés ou d'employés existants, vous devez réfléchir stratégiquement à la manière de vous adapter à ces changements sans perdre la culture de collaboration et de soutien que vous avez travaillé dur pour créer.

3. Vous devez optimiser votre plan de travail à domicile (WFH). 

La plupart des employeurs ont institué le travail à domicile comme une mesure d'urgence lorsque les fermetures ont été mises en place. Mais l'avenir du travail inclut clairement un mélange de WFH et de travail au bureau. Même si vous rouvrez vos bureaux, certaines personnes ne voudront pas revenir si cela signifie des contrôles quotidiens de la température et des heures d'entrée et de sortie échelonnées. D'autres ont des problèmes de santé préexistants et ne sont peut-être pas à l'aise pour travailler chaque jour avec un grand nombre d'autres personnes. Quoi qu'il en soit, c'est le moment de mettre à niveau vos politiques et vos outils WFH pour vous assurer que l'expérience est aussi bonne que possible.

Assurez-vous que les managers communiquent de manière excessive avec leurs subordonnés WFH. De nombreuses entreprises ont envoyé à leurs employés des boîtes surprises contenant des cadeaux, des collations ou des cartes-cadeaux (pour Amazon ou des services de restauration à emporter comme DoorDash ou GrubHub) afin de maintenir le lien entre les employés. Le PDG d'une autre entreprise appelle personnellement chaque employé célibataire et vivant seul pour prendre de ses nouvelles et s'assurer qu'il ne se sent pas trop isolé. Ces petites et grandes actions aident les employés à se sentir engagés et connectés, et certains en ont besoin plus que vous ne le pensez.

Cherchez des moyens d'ajouter cette connexion sociale et décontractée que les gens obtiendraient au bureau dans la journée WFH. J'ai entendu parler d'une entreprise qui a envoyé des graines à chaque employé et qui a ensuite créé un canal Slack pour que chacun puisse parler de ses plantes (et taquiner les personnes qui n'ont pas la main verte). J'aime cette idée parce qu'elle crée un espace amusant pour que les employés puissent se connecter, mais ne les accable pas d'une autre réunion Zoom ou ne les pousse pas à partager leur vie personnelle. Réfléchissez de manière créative aux moyens de susciter ces moments de convivialité virtuelle.

Le retour au travail après l'effondrement du système provoque beaucoup d'anxiété pour tout le monde maintenant. Gardez à l'esprit que personne n'a eu à diriger dans des conditions comme celles-ci auparavant. Soyez doux avec vous-même, et avec vos collègues. Si les choses changent trop vite pour créer une politique unique maintenant, il est bon de s'en tenir à la WFH pour l'instant et de faire savoir aux employés que vous réexaminerez la situation en septembre ou en janvier. Quelle que soit votre décision, assurez-vous de garder ces lignes de communication ouvertes. C'est la meilleure façon de faire sentir aux employés que vous les soutenez.