Il existe de nombreux acronymes à trois lettres dans le monde des affaires, mais l'un des plus redoutés est RFP (Request for proposal).

Pourquoi ? Eh bien, l'achat de biens à grande échelle pour une entreprise, lorsqu'il est effectué par le biais d'un appel d'offres traditionnel, est très différent et plus lourd que l'achat de biens pour le plaisir. Dans le domaine de la consommation, l'achat de nouvelles chaussures ou d'un nouvel iPhone peut en fait être agréable. Cela pourrait même soulager le stress. Mais si vous êtes un grand système scolaire public qui doit acheter pour 10 millions de dollars de fournitures de cafétéria pour les repas des enfants, le processus est complexe, fait appel à plusieurs fournisseurs et fait intervenir des considérations telles que le prix, la qualité et le service. Pour un groupe comme celui-ci, l'achat impulsif n'existe pas.

Voici comment ledit système scolaire pourrait acheter ces 10 millions de dollars de nourriture aujourd'hui, par le biais d'un processus standard d'appel d'offres (qui est souvent imposé par la loi si le système est une entité publique) :

1. Une équipe d'achat définirait des objectifs/exigences spécifiques pour l'achat de produits alimentaires, puis créerait un document Word ou Excel contenant plus de 200 questions pour les fournisseurs (par exemple, "veuillez énumérer toutes les sources de vos produits carnés").

2. Vingt fournisseurs ou plus répondaient à ce questionnaire, souvent sous la forme d'une boîte de papier de 1 000 pages (ou plus) livrée par coursier (dont la majeure partie est constituée de matériel de marketing).

3. Ces boîtes de papier sont distribuées à une cinquantaine d'experts en la matière du système scolaire, issus de diverses unités commerciales (finances, cafétéria, installations, etc.), qui trient le papier pour trouver les réponses aux questions qui les préoccupent. Ces experts devaient ensuite noter manuellement chacune des 200+ questions sur une échelle de 1 à 10, souvent sur papier ou en Word/Excel.

4. Enfin, l'équipe d'approvisionnement compile toutes les notes attribuées par ces experts en la matière pour chaque soumission de demande de propositions et place les informations dans une feuille de calcul Excel. Le système utiliserait ensuite cette feuille de calcul pour décider qui obtient le contrat convoité de 10 millions de dollars.

En théorie, ce type de processus d'appel d'offres est un outil puissant qui permet de prendre des décisions d'achat optimales. Mais dans la pratique, le processus est très inefficace et coincé dans un vieux monde basé sur le papier. Pour un employé chargé d'aider à évaluer une proposition, les demandes de propositions sont des tâches manuelles ardues qui prennent du temps par rapport aux fonctions quotidiennes. Les équipes chargées des achats elles-mêmes sont souvent mises à rude épreuve pour assurer le bon déroulement des projets dans les délais. Une équipe de 20 personnes peut être chargée de gérer un budget de plus d'un milliard de dollars. En conséquence, les propositions sont souvent survolées et ne sont pas entièrement comprises, ce qui peut entraîner une notation dispersée ou incorrecte - ce qui signifie que le mauvais fournisseur peut finir par obtenir le contrat.

La technologie visant à aider les organisations à mieux gérer le processus d'approvisionnement a été une catégorie importante dans le domaine des logiciels d'entreprise, y compris des sociétés comme Ariba (acquise par SAP pour 4,3 milliards de dollars), Emptoris (acquise par IBM), et la société Coupa* de Battery Portefeuille, qui est entrée en bourse l'année dernière. Cependant, ces entreprises se sont principalement concentrées sur les activités d'approvisionnement qui se déroulent après que la décision d'achat a été prise - des choses comme les bons de commande, le paiement et l'analyse des dépenses. Il y a beaucoup de valeur dans cette fonctionnalité. Mais nous pensons qu'il existe également une opportunité passionnante de mettre un flux de travail Logiciel autour de la décision de sourcing et d'achat elle-même.

À cette fin, nous annonçons nos investissements dans Bonfire, une plateforme d'amélioration du sourcing qui gère la manière dont les équipes d'approvisionnement et les autres hommes d'affaires prennent leurs décisions d'achat. Avec Bonfire, les organisations reçoivent réellement les demandes de propositions par l'intermédiaire de la plateforme Logiciel - et non des boîtes de papier - ce qui garantit que chaque question d'une demande de propositions reçoit une réponse dans un format facilement compréhensible. Les membres de l'équipe ne participent à un processus que lorsqu'il est nécessaire de les impliquer, et ne reçoivent que les informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches.

À partir de là, les scores sont consolidés dans un outil d'intelligence économique basé sur le cloud, capable d'effectuer des analyses complexes sur les décisions d'achat (par ex. l'achat de différents postes par l'intermédiaire de plusieurs fournisseurs sous réserve de conditions définies). Non seulement Bonfire rend ces équipes plus efficaces, mais il les aide également à prendre des décisions d'achat plus intelligentes, plus percutantes et plus transparentes.  À long terme, la technologie de Bonfire peut créer un puissant effet de réseau entre les acheteurs et les fournisseurs en recueillant des données sur les comportements d'achat et de vente, et aider les deux groupes à être plus performants pendant le processus d'appel d'offres &.

Nous avons eu l'occasion de discuter avec un certain nombre de clients de Bonfire, allant des grands détaillants aux gouvernements municipaux, et nous sommes impressionnés par l'impact que Bonfire a eu en soulageant une grande partie de la douleur manuelle dans le processus d'appel d'offres, et en conduisant de meilleures décisions de dépenses en général.

Bonfire gère plus de 12 milliards de dollars de dépenses annuelles chez plus de 180 clients et continue de se développer. Nous sommes impatients de nous associer à Bonfire dans la quête de l'entreprise pour rendre les appels d'offres plus productifs - et, osons le dire, peut-être même plus amusants. Les entreprises en verront l'impact dans leurs résultats financiers, et vos enfants pourraient en voir l'impact dans la qualité de la nourriture de leur cafétéria.